Six domaines, une trentaine de modules. À activer quand vous en avez besoin.
Vous n'avez pas tout à apprendre. Vous activez seulement ce qui vous sert - les autres modules restent invisibles. Cliquez sur un domaine pour découvrir ce qu'il contient.
Vos créneaux se remplissent. Vos remplaçants se trouvent. Vous supervisez.
Du planning hebdomadaire aux kermesses multi-stations — tout se gère depuis un seul écran, sans WhatsApp ni Excel.
Planning et créneaux
Vos bénévoles s'inscrivent eux-mêmes, savent où être et quand, et reçoivent leurs rappels automatiquement. Vous arrêtez de relancer.
- •Création rapide ou complète d'un créneau : date, lieu, instructions, nombre minimum et maximum de bénévoles
- •Plusieurs postes possibles par créneau, avec les compétences nécessaires à chacun
- •Auto-inscription des bénévoles depuis leur espace personnel ou un lien partagé
- •Rappels automatiques par email, notification ou SMS - la veille, quelques heures avant, à l'arrivée
- •Vue claire pour le coordinateur : qui s'inscrit, qui se désiste, ce qui reste à pourvoir
Événements
Une kermesse, un loto, un festival - orchestrés de bout en bout.
- Création guidée en 4 étapes, avec des modèles prêts à l'emploi
- Activités variées avec responsable, matériel, capacité
- Page d'inscription dédiée pour les parents, sans création de compte
- Programme avec installation, rangement, dépôt-reprise des enfants
Création de créneaux en série
Construisez des semaines entières en quelques clics.
- Définition des règles et création des créneaux sur un seul écran
- Toutes les fréquences : hebdomadaire, mensuelle, ou dates au choix
- Modifiez un créneau et les suivants en gardant la cohérence
- Création de plusieurs milliers de créneaux d'un coup
Remplacements automatiques
Un bénévole se désiste - un remplaçant disponible est identifié en quelques secondes.
- Remplaçants classés par compétences, disponibilité et fiabilité
- Un pourcentage de pertinence pour chaque candidat
- Le bénévole accepte d'un clic via un lien sécurisé
- Propositions envoyées automatiquement aux disponibles
Compétences et affectation
Les bons profils aux bons postes, vérifiés automatiquement.
- Catalogue organisé par catégories
- Tableau pour attribuer plusieurs compétences à la fois
- Les bénévoles ne voient que les créneaux pour lesquels ils sont qualifiés
- Un administrateur peut forcer une affectation manuelle
Plusieurs lieux
Plusieurs sites, une seule plateforme, avec vue consolidée.
- Adresses localisées sur une carte
- Filtres et rapports détaillés site par site
- Groupes et bénévoles rattachés à chaque site
- Chaque coordinateur ne voit que les sites dont il a la charge
Plannings publics et agendas
Vos créneaux regroupés par événement, partageables au public.
- Vue claire en deux colonnes, prénoms abrégés pour la vie privée
- Inscription depuis un lien partagé, sans création de compte
- Google Agenda du bénévole affiché à côté des créneaux, en lecture seule
- Agendas Apple ou Outlook ajoutés par lien iCalendar, en lecture seule
Recrutement de bénévoles
Une page de candidature et un parcours d'acceptation simple, sans laisser personne sans nouvelles.
- Formulaire de candidature personnalisable avec vos propres questions
- Traitement groupé des candidatures, avec préférences de groupe
- Acceptation automatique d'une invitation à la connexion
- Échanges internes avec le coordinateur avant la décision finale
Programme, sécurité des enfants, repas, salles, voitures. L'organisation, dans le détail.
Tous les modules qui orchestrent le déroulé d'un événement — du programme minute par minute à la récupération des enfants — sans réinventer une solution pour chacun.
Achats et inventaires
Avant chaque événement, vous savez ce qu'il faut racheter. Après, vous voyez ce qui manque. Fini les ruptures de stock le jour J.
- •Chaque malle a son propre code à scanner, conservé d'un événement à l'autre - l'historique reste lisible
- •Comptages avant et après chaque événement, pour suivre précisément la consommation
- •Listes de courses calculées automatiquement par produit, avec alertes en cas d'incohérence (sur-consommation, restockage suspect)
- •Le bénévole scanne sur son téléphone, saisit les quantités, prend une photo - le tout en quelques secondes
- •Export en PDF et historique granulaire malle par malle, lecture par lecture
Programme de manifestation
Le déroulé minute par minute d'un gala, d'un spectacle ou d'une cérémonie.
- Construction acte par acte : passages, intermèdes, entractes
- Ordre de passage des groupes, durée et horaire estimé recalculés automatiquement
- Coulisses synchronisées : qui entre en scène, qui se prépare, qui se change
- Programme partageable au public et imprimable pour la régie
Dépôt et récupération des enfants
Confier et récupérer chaque enfant en toute sécurité, par double scan.
- QR code unique par enfant et par parent, présenté depuis l'espace famille
- Double scan au dépôt puis à la récupération : aucun enfant remis à la mauvaise personne
- Suivi en direct : présents, récupérés, attendus - visibles d'un coup d'œil
- Bouton d'urgence et feuille d'émargement imprimable pour les responsables
Auberge espagnole (repas partagés)
Chacun s'inscrit, voit ce qu'apportent les autres, équilibre le menu.
- Catégories à votre main (entrée, plat, dessert, boisson…)
- Plusieurs plats par participant, avec portions et régimes (végétarien, sans gluten…)
- Lien magique pour inviter des familles sans création de compte
- Lien possible avec un sondage pour valider le menu en amont
Salles et réservations
Plus de conflits sur le même créneau pour la même salle.
- Durée minimum/maximum, délai, temps tampon entre deux réservations
- Réservation soumise à validation ou automatique selon la salle
- Réservations récurrentes avec dates d'exception
- Détection automatique des conflits et proposition d'une autre salle libre
Covoiturage
Organiser les trajets vers les événements, avec les autorisations parentales.
- Trajets aller et retour gérés séparément, avec leurs participants
- Statuts clairs : demandé, confirmé, effectué
- Autorisations parentales pour les mineurs, téléchargeables groupées
- Relances par SMS pour les passagers en retard
Cashless événement (bracelets + QR)
Encaisser sans espèces, depuis le bracelet d'un participant jusqu'au tableau de bord du trésorier.
- Bracelets ou QR rechargeables en ligne par les familles, en quelques secondes
- Bornes self-service pour les top-up et remboursements le jour J
- Scan en 2 secondes à l’activité, sans connexion permanente
- Synthèse en direct par activité, par mode de paiement, par caissier
Projets et tâches
Gérer les chantiers transverses sans sortir de la plateforme.
- Trois modes d'organisation : classique, par cycle court, ou en tableau visuel
- Tâches et sous-tâches, quatre niveaux de priorité
- Mode auto-attribution : les bénévoles se proposent eux-mêmes
- Déplacement à la souris, modification rapide, historique des actions
Le bon message, aux bonnes personnes, au bon moment.
Messagerie, annonces, sondages, conversation par créneau. Stop aux groupes WhatsApp qui débordent et aux mails qui se perdent.
Annonces ciblées sur tous les canaux
Toucher exactement les bénévoles concernés - par email, notification, SMS ou dans l'application - sans inonder tout le monde.
- •Plusieurs publics dans le même envoi : toute l'association, des groupes, des cours, des personnes
- •Nombre de personnes réellement jointes affiché avant de publier
- •Canaux choisis à chaque annonce : dans l'application, e-mail, notification mobile, SMS
- •Les personnes sans compte sont jointes par e-mail ou SMS
- •Réponses fermées par défaut et date de péremption facultative
Messagerie associative
Vous désignez à qui vous écrivez : une personne, un groupe, un cours ou toute l’association.
- La conversation se crée au premier message, le décompte des destinataires s’affiche avant l’envoi
- Réactions, citations, correction de son message pendant 10 minutes
- Notification immédiate, un seul e-mail récapitulatif 10 minutes plus tard
- Écrire à un mineur ajoute toujours son responsable légal à la conversation
Réunions et sondages
Trouvez la meilleure date à plusieurs et recueillez des avis, sans aller-retours par email.
- Quatre étapes simples : infos, dates proposées, participants, vote
- Réunion en présentiel (avec lieu) ou en visio (avec lien)
- Résultats détaillés option par option et participant par participant
- Lien possible avec une auberge espagnole (par exemple pour valider le menu)
Conversation de créneau
Une conversation par créneau daté, pour s'organiser sans déranger les autres dates.
- Les inscrits du créneau et les responsables légaux d'un inscrit mineur la reçoivent
- Pour un cours hebdomadaire, chaque date a sa propre conversation
- Elle n'apparaît qu'au premier message : pas de fil vide dans les listes
- Chacun peut faire taire une conversation sans en sortir
Procédures pas-à-pas
Transmettre le savoir-faire à chaque nouveau bénévole, sans le réexpliquer 30 fois.
- Étapes claires avec titre, description, points clés, points de vigilance
- Images annotées pour pointer ce qui compte
- Historique automatique de chaque version, consultable à tout moment
- Export en PDF, nom de l'auteur affiché, agrandissement des images
SMS aux bénévoles
Joindre les bénévoles peu connectés, par paliers de crédits.
- Six envois automatiques : annonce générale, rappel la veille, rappel hebdo, alertes coordinateur
- Solde de crédits en direct, historique d'achat, factures détaillées
- Numéros français reconnus et formatés automatiquement
- Aperçu sur smartphone et confirmation avant chaque envoi groupé
Studio des visuels
Des visuels prêts à publier sur Instagram et Facebook, sans graphiste.
- Modèles prêts à l'emploi : planning de la semaine, annonce d'événement, recherche de bénévoles
- Formats carré (publication) et vertical (story) générés en un clic
- Votre identité visuelle : logo, couleurs et typographies
- Tous vos visuels archivés avec aperçu
Vous voyez le terrain en direct. Sans angle mort.
Détection d'anomalies, pointages, bilans d'heures, exports. À tout moment, vous savez ce qui se passe — et ce qui va déraper.
Centre de contrôle en direct
Voir en un coup d'œil si vos créneaux sont couverts, et agir avant qu'un trou n'apparaisse.
- •Indicateurs en direct : créneaux du jour, taux de couverture, points critiques
- •Code couleur clair (vert, orange, rouge) compris en quelques secondes
- •File des urgences : désistements récents et créneaux qui démarrent dans moins de 2 heures
- •Mode « Pilotage d'événement » dédié : vous suivez chaque activité de votre kermesse séparément
- •Filtres combinés site et groupe pour les coordinateurs de terrain
Pointages flexibles
Activable ou non, finement réglable bénévole par bénévole.
- Activable au niveau de l'association, et bénévole par bénévole si besoin
- Deux modes : pointage entrée/sortie horodaté, ou présence simplement cochée
- Validation par un administrateur, un coordinateur ou un responsable de groupe
- Pointage par scan d'un code en 2 secondes
Bilan d'heures et exports
Le travail des bénévoles tracé, valorisé et exportable, sans tableur à maintenir.
- Filtres par date, groupe, site, ou critère que vous avez défini
- Heures de terrain et heures de réunion regroupées au même endroit
- Export en PDF avec présentation par site, par groupe ou par jour
- Export tableur Excel, créneaux non pourvus inclus
Attestations de bénévolat
Reconnaître l'engagement de chaque bénévole avec un document officiel.
- Document officiel : durée, heures effectuées, missions assurées
- Compatible avec le Compte d'Engagement Citoyen (reconnaissance officielle de l'État)
- Code unique pour vérifier l'authenticité d'une attestation
- Parcours simple : génération, validation, téléchargement
Reconnaissance et fiabilité
Encourager l'engagement régulier, sans le rendre obligatoire.
- Points gagnés en fonction des heures réellement effectuées
- Score de fiabilité par bénévole, avec les règles que vous choisissez
- Badges à débloquer et galerie personnelle
- Animations désactivables si vous préférez quelque chose de sobre
Synthèse de groupe
Pour les responsables d'équipe : pilotage limité à leur périmètre.
- Espace dédié pour les responsables de groupe
- Couverture, désistements et alertes limités à leur groupe
- Possibilité de valider les pointages de leur équipe
- Navigation mobile en bas d'écran, pensée pour un usage sur le terrain
Heures de structure
Compter aussi les heures de réunion, de formation ou de représentation.
- Saisie des heures de réunion, de formation, de déplacement
- Catégories d'heures valorisées chacune avec leur taux
- Le bénévole déclare, l'administrateur valide
- Le total apparaît dans l'historique du bénévole
Adhésions, gouvernance, documents. Tout en règle, sans s'épuiser.
L'administratif d'une association Loi 1901 centralisé, automatisé, conforme. Vous ne courez plus après les chèques ni les attestations.
Adhésions et cotisations en ligne
Les familles s'inscrivent, paient, signent - sans que vous ayez à toucher un papier ou relancer un trésorier.
- •Page d'inscription en ligne avec vos propres questions et les documents que vous demandez
- •Paiement par carte en ligne, en une ou plusieurs fois, ou sur place (chèque, espèces, virement)
- •Aides déduites dès l'inscription : Pass'Sport, Pass Région, Chèques-Vacances, Coupon Sport
- •Registre Loi 1901 généré automatiquement, prêt à présenter en cas de contrôle
- •Reçus fiscaux (cotisations éligibles et dons) générés depuis BenevolOps
- •Une même personne peut être adhérente dans plusieurs associations sans aucun mélange de données
Gouvernance associative
CA, Bureau, AG : mandats, séances, décisions tracées et numérotées.
- Mandats associés à chaque membre du Conseil ou du Bureau
- Séances avec quorum, ordre du jour et votes enregistrés
- Décisions numérotées automatiquement (par exemple : 2026-CA-003)
- Informations légales centralisées : RNA, JO, assurance, banque
Documents partagés et signature
Espace documentaire et signature électronique conforme.
- Trois niveaux de dossiers, droits d'accès précis par groupe ou par rôle
- Tous les formats classiques (PDF, Word, Excel, images)
- Signature électronique sécurisée : un code reçu par email, valable 15 minutes
- Mention « Brouillon » visible tant que le document n'a pas été signé
Chartes et engagements
Faire signer les bénévoles sur des règles claires, et tracer qui a accepté quoi.
- Éditeur de texte enrichi avec historique automatique des versions
- Signature électronique : un code reçu par email confirme l'engagement
- Anciennes signatures marquées « ancienne version » sur nouvelle charte
- Compteur visible : combien de membres actifs ont déjà signé
Foyers et responsables légaux
Un foyer réunit parents et enfants : une inscription, un panier, un paiement.
- Liens familiaux pris en compte : parent, enfant, conjoint, tuteur
- Accords donnés une fois pour tout le foyer
- Les messages et relances d’un mineur partent à ses responsables légaux
- Dépôt et récupération des enfants par double scan
Identité partagée entre associations
Une personne, plusieurs associations - sans doublons ni ressaisies.
- Une seule fiche par personne, même si elle est membre de plusieurs associations
- Recherche entre associations avec indicateur de fiabilité
- Le bénévole donne son accord explicite, et peut le retirer à tout moment
- Export complet de ses données et demande de suppression conformes au RGPD
Comptabilité et trésorerie
Les écritures se passent des encaissements : le trésorier contrôle au lieu de ressaisir.
- Exercice au choix (pas forcément calendaire), plan comptable, écritures automatiques des paiements
- Compte de résultat avec comparaison, balance générale, grand livre, journaux
- Export FEC pour l'expert-comptable, sections analytiques, produits constatés d'avance
- Remises de chèques et suivi des écarts de paiement · pas de bilan ni d'amortissements
Dons et reçus fiscaux
Tous les dons enregistrés au même endroit, et leurs reçus fiscaux avec.
- Dons en numéraire, dons en nature et abandon de frais
- Reçu annuel consolidé par donateur
- Frais kilométriques au barème, jusqu’au reçu fiscal
- Écran Finances › Dons et reçus fiscaux
Import de vos données
Récupérez vos fichiers existants sans ressaisie.
- Import depuis un tableur en quatre étapes : envoi, correspondance, vérification, validation
- Trois manières de gérer les doublons : ignorer, mettre à jour, créer une nouvelle fiche
- Casquettes posées à l'import : bénévole, adhérent, encadrant, salarié
- E-mails d'adhésion dont vous réécrivez le texte, notification par notification
Une saison, des cours, des familles. Inscrites en ligne, sans ressaisie.
Pour les clubs sportifs, écoles de musique et associations culturelles : la saison, les cours récurrents, la grille tarifaire et le dossier de chaque famille, au même endroit.
Saisons et cours
Vous préparez la saison une fois : les cours génèrent leurs créneaux, les familles s'inscrivent, les places se gèrent seules.
- •Cours chaque semaine, une semaine sur deux ou à la carte, avec aperçu des dates
- •Vacances scolaires par zone et jours fériés écartés, avec le motif de chaque date retirée
- •Capacité maximale et minimum, liste d'attente avec proposition automatique ou manuelle
- •Cours d'essai sans adhésion, qui tient sa place comme une inscription
- •Historique des saisons passées conservé
Inscription en ligne des familles
Panier, connexion, justificatifs, paiement : quatre étapes pour tout le foyer.
- Catalogue des cours avec filtres, accès vérifié dès le choix
- Membres du foyer à cocher, panier conservé à la connexion
- Demande de place sur un cours complet
- Reprise du dossier et e-mail récapitulatif
Grille tarifaire et forfaits
Des montants qui se calculent seuls, réductions et aides comprises.
- Lignes de tarif, réduction familiale, réduction sur justificatif, options
- Forfaits plafonnés ou illimités, par personne ou par foyer
- Pass'Sport, Pass Région, Chèques-Vacances, Coupon Sport déduits à l'inscription
- Échéancier avec un seul prélèvement mensuel par foyer
Dossier et signature électronique
Les pièces demandées selon l'âge, le cours ou une réponse, signées en ligne.
- Une seule liste de pièces, ciblée par âge, par cours ou selon une réponse
- Signature par code à 6 chiffres, un code propre à chaque responsable légal
- Contresignature par un mandat habilité, l'association signe en dernier
- Relances à J+3, J+10 et J+21 qui nomment les pièces manquantes
Liste d'attente et cours d'essai
Une place se libère : elle est proposée au suivant, sans relance à la main.
- Proposition automatique ou manuelle, avec délai de réponse et priorités
- Place acceptée directement depuis l'e-mail
- Essai sur une ou plusieurs dates, avec fichier d'agenda fourni
- L'annulation d'un essai repêche la liste d'attente
Encadrants et appel
L'encadrant fait l'appel depuis le créneau, avec ce qu'il doit savoir de chaque élève.
- Encadrants affectés au cours ou à une date précise
- Appel depuis la fenêtre du créneau, scan des cartes possible
- Pastilles essai, pièce manquante et paiement à côté de chaque élève
- Export Excel des inscrits
Vous n'utilisez que les modules dont vous avez besoin. Tous les autres restent désactivés et invisibles, pour vous comme pour vos bénévoles.
Rapide à prendre en main. Pour vous comme pour vos bénévoles.
Les petits détails qui font qu'on n'a plus besoin d'expliquer la plateforme aux nouveaux arrivants - ils s'y retrouvent tout seuls.
Recherche universelle
Une barre de recherche unique pour accéder à toutes les pages, sans avoir à explorer les menus.
Menu intelligent
Une recherche dans le menu qui ne tient pas compte des accents : tapez « helene », vous trouvez « Hélène ».
Application mobile
Quatre raccourcis en bas de l'écran pour les responsables sur le terrain : accueil, synthèse, créneaux, discussions.
Mises à jour discrètes
Les nouvelles versions arrivent sans interrompre votre travail. Vos formulaires en cours ne sont jamais perdus.
Tous vos appareils synchronisés
Vos préférences d'affichage suivent automatiquement, que vous soyez sur ordinateur, tablette ou téléphone.
Un seul espace, plusieurs associations
Si un bénévole est inscrit dans plusieurs associations, il retrouve tout dans un seul espace personnel.
Vous représentez une mairie ou une intercommunalité ?
BenevolOps propose un module mairie pour mutualiser le calendrier des associations du territoire, gérer les demandes et valoriser le tissu associatif local.
Prêts à commencer ?
Créez votre espace gratuitement, ou échangez 15 minutes avec nous pour vérifier que BenevolOps correspond à votre association.
Je veux tester seul
Gratuit jusqu'à 10 bénévoles. Sans carte bancaire. Sans engagement.
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