Associations culturelles & festivals

La plateforme pour vos bénévoles.
Du montage à la dernière note.

Benevolops est conçu pour les associations qui mobilisent des bénévoles sur des événements ponctuels intenses : affectations par poste, inscription en ligne, planning sur plusieurs jours, pointage en temps réel, communication par groupe. Sans Excel. Sans SMS en boucle.

Commencer gratuitement
Gratuit jusqu'à 10 bénévoles - aucune carte bancaire requise.
Réalité terrain

12 mois, 8 moments où tout peut déraper

01
Janvier
Ouverture des candidatures
Le formulaire papier ou Google Form déborde. Les réponses s'accumulent sans suivi clair.
02
Mars
Constitution des équipes
Affecter chaque bénévole à un poste selon ses disponibilités et ses compétences prend des semaines de mails.
03
Février - Mars
Organisation interne de l'édition
40 chantiers en parallèle - scène, communication, logistique, partenaires. Chaque responsable suit ses tâches dans son coin, avancement invisible.
04
Avril
Briefings pré-festival
Transmettre les consignes par poste à 80 personnes via WhatsApp génère des questions en boucle et des oublis.
05
Mai / Juin · J-7
Derniers désistements
Trois bénévoles se désistent la semaine d'avant. Trouver des remplaçants en urgence, manuellement.
06
Jour J
Accueil et pointage
Valider qui est arrivé, sur quel poste, à quelle heure - sans tablette ni outil dédié.
07
Jour J+1
Démontage
La moitié des équipes du montage ne sont pas là. Personne ne sait qui était prévu pour cette phase.
08
Septembre
Bilan heures bénévoles
Reconstituer les heures réalisées par chaque bénévole pour les attestations prend des jours entiers.
La différence

Ce que Benevolops change concrètement

Situation 1 - Affectation des postes
Avant

Un fichier Excel : 80 lignes, postes en colonnes, disponibilités renseignées à la main.

Trois allers-retours email pour valider chaque affectation.

Une mise à jour efface les formules.

Après

Les bénévoles s'inscrivent eux-mêmes sur les créneaux qui leur conviennent.

Le coordinateur valide ou réajuste.

L'affectation est visible de tous en temps réel.

Situation 2 - Gestion du jour J
Avant

Le responsable accueil tient une liste imprimée et coche les présences à la main.

Il appelle les retardataires par SMS, un à un.

Aucune visibilité sur les postes en sous-effectif à l'autre bout du site.

Après

Le centre de contrôle affiche en temps réel les postes pourvus et les absences détectées.

Chaque responsable de poste valide les présences depuis son téléphone.

Les retards remontent au coordinateur avec la suggestion d'un remplaçant.

Fonctionnalités

Tout ce dont votre festival a besoin, et rien de plus

01Coordonner

Coordonner chaque poste

Créez en quelques minutes le planning bénévoles de votre festival — montage, accueil, billetterie, buvette, démontage — avec capacités min/max par poste. Vos bénévoles s'inscrivent eux-mêmes en ligne. Les désistements déclenchent des suggestions de remplacement automatiques. Et l'année suivante, utilisez la fonction duplication et capitalisez sur votre expérience.

  • Configurateur d'événement
  • Auto-inscription en 2 clics
  • Remplaçants suggérés
  • Rappels automatiques
Planning hebdo BenevolOps — postes Scène, Buvette, Accueil, Billetterie, Montage, Démontage
Tarifs

Un prix selon la taille de l'asso, tout inclus.

Toutes les fonctionnalités dans chaque formule. Gratuit jusqu'à 10 membres, sans carte bancaire.

30 jours d'essai, sans CB
Prix par association
Tout inclus
Jusqu'à 10 membres
0€TTC/mois
Gratuit · sans carte bancaire
Essayer
Jusqu'à 20 membres
5€TTC/mois/asso
soit 60 € par an, facturé en une fois
Essayer
Jusqu'à 50 membres
10€TTC/mois/asso
soit 120 € par an, facturé en une fois
Essayer
Jusqu'à 300 membres
20€TTC/mois/asso
soit 240 € par an, facturé en une fois
Essayer
Jusqu'à 1 500 membres
40€TTC/mois/asso
soit 480 € par an, facturé en une fois
Essayer

Les mêmes fonctionnalités partout — seul le nombre de membres change le prix.

FAQ

Questions fréquentes

Oui - Benevolops est conçu pour les deux modes : gestion continue et mobilisation ponctuelle intense. Vous créez vos postes et créneaux quand vous en avez besoin, vous invitez vos bénévoles, et l'outil reste disponible entre les éditions pour vos adhésions et votre gouvernance.
Vous partagez un lien d'accès. Chaque bénévole crée un compte en quelques secondes et choisit les créneaux disponibles selon ses disponibilités. Vous voyez en temps réel l'état du remplissage par poste. Vous pouvez aussi imposer des validations manuelles avant confirmation.
Oui. Le planning peut couvrir autant de jours que nécessaire. Chaque journée peut avoir ses propres postes, créneaux et équipes. Un bénévole peut s'inscrire sur le montage seulement, sur les deux jours de festival, ou sur l'intégralité - c'est lui qui choisit dans les plages que vous définissez.
Quand un bénévole se désiste, le poste passe en alerte dans votre tableau de bord. Benevolops vous suggère automatiquement des remplaçants disponibles, classés par pertinence (compétences, disponibilité, fiabilité). Vous pouvez contacter le remplaçant en un clic ou lui envoyer un lien d'acceptation directe.
Oui. Le bilan des heures est calculé automatiquement à partir des pointages. Vous générez les attestations individuelles en lot - format PDF, compatibles Compte Engagement Citoyen (CEC). Vos bénévoles les reçoivent par email sans démarche supplémentaire de votre part.
Oui. Le module Projets permet de piloter l'organisation en amont : créez un projet par chantier (Scène, Communication, Logistique), découpez-le en tâches avec priorités et responsables, suivez l'avancement en kanban. Les membres de votre bureau se proposent directement sur les tâches ouvertes. Disponible dès le plan gratuit.
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